Pengaduan & Banding

Ruang Lingkup dan Perbedaan antara Keluhan dan Banding

Keluhan dan banding memiliki tujuan yang berbeda. Keluhan berkaitan dengan keberatan terhadap suatu proses, tindakan, layanan, atau penerapan kebijakan jurnal, sedangkan banding merupakan permohonan untuk mempertimbangkan kembali suatu keputusan editorial tertentu.

Keluhan dapat berkaitan, antara lain, dengan:

• proses editorial atau peer review yang diduga tidak dilaksanakan sesuai dengan kebijakan jurnal;
• tindakan atau perilaku editor, reviewer, atau staf jurnal;
• dugaan pelanggaran kerahasiaan;
• konflik kepentingan yang tidak diungkapkan atau tidak dikelola secara tepat;
• masalah serius dalam komunikasi atau layanan editorial;
• dugaan penerapan kebijakan jurnal yang tidak konsisten; atau
• tindakan pascapublikasi yang diperselisihkan oleh pihak yang berkepentingan.

Pertanyaan rutin mengenai status naskah, jadwal editorial, atau informasi administratif tidak dengan sendirinya diperlakukan sebagai keluhan.

Banding dapat diajukan terhadap keputusan editorial yang secara substantif memengaruhi status suatu naskah atau artikel. Banding harus didasarkan pada alasan yang dapat diperiksa, seperti dugaan kesalahan faktual, penerapan kebijakan yang tidak tepat, ketidakteraturan prosedural, atau informasi penting yang diyakini belum dipertimbangkan dalam penetapan keputusan.

Hak untuk mengajukan banding tidak berarti bahwa setiap keputusan secara otomatis akan menjalani peer review ulang atau menghasilkan perubahan keputusan.

Pengajuan Keluhan atau Banding

Keluhan atau banding harus diajukan secara tertulis melalui kanal kontak resmi jurnal dan memuat informasi yang memadai agar persoalan dapat dipertimbangkan secara proporsional.

Pengajuan sekurang-kurangnya harus menjelaskan:

• orang, persoalan, atau kasus yang menjadi objek keluhan atau banding;
• keputusan, tindakan, atau proses yang dipersoalkan;
• alasan keberatan;
• informasi, korespondensi, atau bukti pendukung yang relevan apabila tersedia; dan
• hasil atau tindakan yang diminta oleh pengaju keluhan atau banding apabila relevan.

Keluhan anonim dapat dipertimbangkan apabila memuat informasi yang cukup jelas dan dapat diverifikasi. Namun, anonimitas atau tuduhan yang tidak didukung oleh informasi yang memadai dapat membatasi kemampuan jurnal untuk melakukan pemeriksaan.

Informasi pribadi, sensitif, atau rahasia akan ditangani secara proporsional sesuai dengan kebutuhan pemeriksaan dan tidak akan diungkapkan kepada publik tanpa dasar hukum yang sah.

Pemeriksaan dan Penanganan secara Independen

Setiap keluhan atau banding terlebih dahulu ditinjau untuk menentukan ruang lingkup, relevansi, kecukupan informasi, dan pihak yang tepat untuk menanganinya.

Keluhan atau banding harus diperiksa oleh pihak yang tidak memiliki konflik kepentingan dalam perkara tersebut. Editor yang keputusannya menjadi objek banding tidak boleh menentukan hasil banding. Editor-in-Chief memimpin pemeriksaan sepanjang independen; apabila Editor-in-Chief memiliki konflik kepentingan terkait naskah atau keluhan, Managing Editor memimpin pemeriksaan sepanjang Managing Editor independen dari perkara tersebut.

Apabila diperlukan:

• wakil penerbit dapat membantu menangani keluhan mengenai layanan administratif atau proses, tetapi tidak berwenang menilai kembali, membatalkan, atau menetapkan keputusan editorial akademik;
• pihak yang memiliki konflik kepentingan harus mengundurkan diri dari penanganan perkara;
• informasi tambahan dapat diminta dari pengaju keluhan, pengaju banding, atau pihak terkait lainnya;
• dokumentasi yang berkaitan dengan proses editorial dapat diperiksa; dan
• persoalan yang melibatkan dugaan pelanggaran etika dapat dirujuk untuk ditangani berdasarkan kebijakan etika publikasi yang berlaku.

Apabila Editor-in-Chief tidak dapat menangani perkara secara independen, Managing Editor mengambil alih tanggung jawab. Setiap banding akademik harus diputuskan oleh editor independen yang memiliki kewenangan editorial; peran penerbit dibatasi pada persoalan administratif atau layanan.

Hasil dan Komunikasi

Keluhan dan banding ditangani secara tepat waktu dengan mempertimbangkan kompleksitas persoalan, kebutuhan verifikasi, dan keterlibatan pihak lain dalam pemeriksaan. Apabila diperlukan waktu tambahan, jurnal dapat memberikan informasi mengenai perkembangan penanganan sepanjang penyampaian informasi tersebut tidak mengganggu kerahasiaan atau integritas pemeriksaan.

Hasil yang mungkin ditetapkan meliputi:

• mempertahankan keputusan atau tindakan sebelumnya;
• mempertimbangkan kembali atau mengubah keputusan editorial akademik apabila ditemukan alasan yang memadai, melalui editor independen yang berwenang memutus banding;
• mengambil tindakan korektif terhadap proses atau prosedur editorial;
• meminta review atau evaluasi tambahan;
• merujuk persoalan kepada mekanisme penanganan pelanggaran etika atau kebijakan lain yang relevan; atau
• menutup perkara apabila informasi atau bukti yang tersedia tidak mendukung persoalan yang diajukan.

Hasil keluhan atau banding akan dikomunikasikan kepada pengaju dengan penjelasan yang memadai mengenai dasar keputusan sepanjang informasi tersebut dapat diberikan tanpa melanggar kewajiban kerahasiaan atau hak pihak lain.

Hubungan dengan Kebijakan Editorial Lainnya

Mekanisme keluhan dan banding tidak menggantikan kebijakan editorial lain yang mengatur substansi persoalan tertentu.

Dugaan pelanggaran etika dan integritas publikasi ditangani berdasarkan Publication Ethics & Malpractice. Persoalan mengenai pelaksanaan peer review berkaitan dengan Peer Review Process. Konflik kepentingan ditangani berdasarkan Conflict of Interest. Persoalan yang berkaitan dengan koreksi, retraksi, expression of concern, atau penarikan naskah juga harus dipertimbangkan bersama dengan Corrections, Retractions, & Withdrawals.